Phần mềm quản lý trường mầm non hiệu quả tại TPHCM (School Center)
Hiện nay, Công tác quản lý trường mầm non ngày càng trở nên khó khăn và phức tạp. Ngoài các việc cần thực hiện trong trường để đảm bảo bộ máy nhà trường luôn vận hành thông suốt, người quản lý còn phải hoàn thành tốt các báo cáo mà cấp trên giao phó cho trường. Một số công tác quan trọng như là: cân đối khẩu phần, điểm danh học sinh, quản lý thu chi, theo dõi sức khỏe của trẻ, báo cáo số liệu phổ cập mầm non…đang được phân chia theo từng bộ phận. Tuy nhiên, giữa các bộ phận chưa có sự phối hợp tốt với nhau nên công việc nhiều khi thực hiện trùng lắp, gây mất thời gian, công sức và người quản lý rất khó để theo dõi tiến độ thực hiện công việc trong trường.
Được sự quan tâm và đề xuất của rất nhiều đơn vị... chúng tôi đã phát triển thành công sản phẩm Quản lý trường mầm non (SchoolCenter) nhằm cung cấp cho người quản lý một công cụ mạnh mẽ, đồng thời giúp cho công việc của các bộ phận được phối hợp chặt chẽ, hỗ trợ lẫn nhau.
2. MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHÓ KHĂN HIỆN TẠI
A. KHÓ KHĂN CHUNG
Công việc của mỗi bộ phận thực hiện độc lập và không hỗ trợ được cho bộ phận khác.
Hiệu trưởng muốn theo dõi tiến độ công việc của bộ phận nào phải yêu cầu nộp báo cáo hoặc phải đến xem trực tiếp trên máy của người thực hiện.
B. VỀ CÂN ĐỐI KHẨU PHẦN DINH DƯỠNG
Hiện tại công tác này cần có 3 bộ phận làm việc:
1. Cấp dưỡng: Lên thực đơn, liệt kê các thực phẩm cần mua cho ngày hôm sau.
2. Hiệu Phó bán trú: Tính khẩu phần dinh dưỡng.
3. Kế toán: Tính tiền chợ sau khi hàng hoá được tiếp phẩm.
Theo qui trình trên, ta thấy các thực phẩm trong ngày được ghi lại hơn 3 lần để thực hiện các mục đích khác nhau. Và khi không kiểm tra thì cũng phải thực hiện 2 lần trong ngày (Cấp dưỡng – Kế toán) để ghi lại sổ sách phát sinh trong ngày.
Việc thực hiện của 3 bộ phận nêu trên thực chất có liên quan chặc chẽ với nhau, nhưng lại bị tách rời thành nhiều phần với nhau nên mỗi ngày công việc có sự trùng lắp, làm mất nhiều thời gian cho các hồ sơ, báo cáo nhất là các cô Cấp Dưỡng.
C. VỀ QUẢN LÝ PHIẾU THU TIỀN
Khi thu tiền một học sinh, kế toán phải ghi từ 2 đến 5 phiếu tuỳ theo từng trường học.
Bộ phận kế toán phải ghi từng khoản thu ứng với từng cháu vào phiếu thu gửi về cho PHHS. Nếu trường có nhiều chi phí ngoại khoá (chi phí học tuỳ chọn) thì việc này mất thêm nhiều thời gian.
Trung bình phải mất từ 3-6 phút để lập phiếu thu tiền cho 1 học sinh.
Những ngày đầu tháng, PHHS đến đóng tiền rất đông, nếu trường có từ 300 đến 800 học sinh thì việc thu tiền hết những phụ huynh đến trong những ngày đầu tháng hầu như không thể.
Mất thời gian tính toán để biết được tổng tiền thu được cuối ngày. Tuy nhiên, không thể tách riêng được từng chi phí trong ngày là bao nhiêu.
Thời gian thông thường để 1 trường học 600 cháu thực hiện việc thu tiền khoảng 7 đến 10 ngày, để chuẩn bị và tổng kết số tiền đã thu. Khi sử dụng chương trình thời gian được rút ngắn chỉ còn 3 giờ.
D. VỀ THEO DÕI SỨC KHỎE CỦA TRẺ
Giáo viên xác định tình trạng sức khỏe dựa vào biểu đồ cân nặng và chiều cao, việc này rất mất nhiều thời gian và do yếu tố chủ quan nên đôi khi không chính xác.
Hiện tại phần hỗ trợ tốt nhất là Excel, nhưng vì dữ liệu trong excel không mang tính liên kết, nên việc kết xuất ra các báo cáo còn nhiều khó khăn.
Vấn đề lớn nhất là thời gian, học sinh càng nhiều, cán bộ y tế càng tốn thời gian dò bảng số liệu để xác định tình trạng sức khỏe trẻ.
Cán bộ Phòng giáo dục, Sở giáo dục rất vất vả nếu muốn thống kê số liệu từ cấp trường học, quận huyện. Hiện tại là cộng tay hoặc nhập số liệu từ văn bản trường học gửi lên.
E. VỀ BÁO CÁO SỐ LIỆU PHỔ CẬP
Công việc được lặp lại theo chu kỳ hằng năm.
Các giáo viên chưa quen với nhiệm vụ mới nên rất khó khăn trong việc thực hiện thống kê.
Các sổ phổ cập, sổ hoàn thành chương trình giáo dục mầm non chủ yếu còn ghi tay mất rất nhiều thời gian và công sức nhưng đôi khi không chính xác.
Hiện tại công cụ hỗ trợ đắc lực nhất là chương trình Excel, nhưng vẫn tồn tại 1 số vấn đề sau:
Không kiểm tra được dữ liệu nhập sai, thiếu thông tin.
Không phát hiện đối tượng bị trùng.
Dữ liệu rời rạc, không cấu trúc.
Có bao nhiêu báo cáo, thực hiện bấy nhiêu lần thống kê.
Trích lọc thông tin rất khó khăn. (ví dụ: Trẻ học đúng tuyến, trái tuyến...).
3. CÁC TÍNH NĂNG NỔI BẬT CỦA CHƯƠNG TRÌNH
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho người chưa thành thạo tin học.
Hỗ chức năng phân quyền người sử dụng chương trình.
Quản lý đầy đủ thông tin học sinh phục vụ tốt cho báo cáo số liệu phổ cập. Theo dõi các tiêu chí hoàn thành chương trình giáo dục mầm non và quản lý danh sách trẻ không đi học.
Quản lý thông tin giáo viên, đồng thời hỗ trợ việc chấm công, đánh giá thi đua và tính lương hằng tháng.
Cân đối khẩu phần dinh dưỡng cho từng nhóm trẻ, hỗ trợ đầy đủ các biểu mẫu báo cáo theo yêu cầu của Sở Giáo Dục nơi bạn công tác.
Quản lý và theo dõi từng khoản thu của học sinh nhanh chóng và linh hoạt theo đặc điểm riêng của từng trường. Đồng thời theo dõi các khoản chi theo từng bộ phận trong trường.
Theo dõi tình trạng sức khỏe của bé, tự động đánh giá kết quả cân nặng, chiều cao, dư cân, béo phì và kết xuất các báo cáo tổng hợp cần thiết.
Quản lý tài sản theo từng loại, nguồn hình thành, hình thức mua sắm và tự động tính hao mòn tài sản hằng năm.
Hỗ trợ đầy đủ các biểu mẫu thống kê phổ cập mầm non như là: thống kê mầm non 0-5 tuổi, thống kê đội ngũ cán bộ quản lý giáo viên, thống kê cơ sở vật chất, danh sách hoàn thành chương trình giáo dục mầm non... Đặc biệt, hỗ trợ 4 mẫu thống kê theo yêu cầu của Sở Giáo Dục TPHCM.
4. QUI TRÌNH THƯC HIỆN
Được sự quan tâm và đề xuất của rất nhiều đơn vị... chúng tôi đã phát triển thành công sản phẩm Quản lý trường mầm non (SchoolCenter) nhằm cung cấp cho người quản lý một công cụ mạnh mẽ, đồng thời giúp cho công việc của các bộ phận được phối hợp chặt chẽ, hỗ trợ lẫn nhau.
2. MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHÓ KHĂN HIỆN TẠI
A. KHÓ KHĂN CHUNG
Công việc của mỗi bộ phận thực hiện độc lập và không hỗ trợ được cho bộ phận khác.
Hiệu trưởng muốn theo dõi tiến độ công việc của bộ phận nào phải yêu cầu nộp báo cáo hoặc phải đến xem trực tiếp trên máy của người thực hiện.
B. VỀ CÂN ĐỐI KHẨU PHẦN DINH DƯỠNG
Hiện tại công tác này cần có 3 bộ phận làm việc:
1. Cấp dưỡng: Lên thực đơn, liệt kê các thực phẩm cần mua cho ngày hôm sau.
2. Hiệu Phó bán trú: Tính khẩu phần dinh dưỡng.
3. Kế toán: Tính tiền chợ sau khi hàng hoá được tiếp phẩm.
Theo qui trình trên, ta thấy các thực phẩm trong ngày được ghi lại hơn 3 lần để thực hiện các mục đích khác nhau. Và khi không kiểm tra thì cũng phải thực hiện 2 lần trong ngày (Cấp dưỡng – Kế toán) để ghi lại sổ sách phát sinh trong ngày.
Việc thực hiện của 3 bộ phận nêu trên thực chất có liên quan chặc chẽ với nhau, nhưng lại bị tách rời thành nhiều phần với nhau nên mỗi ngày công việc có sự trùng lắp, làm mất nhiều thời gian cho các hồ sơ, báo cáo nhất là các cô Cấp Dưỡng.
C. VỀ QUẢN LÝ PHIẾU THU TIỀN
Khi thu tiền một học sinh, kế toán phải ghi từ 2 đến 5 phiếu tuỳ theo từng trường học.
Bộ phận kế toán phải ghi từng khoản thu ứng với từng cháu vào phiếu thu gửi về cho PHHS. Nếu trường có nhiều chi phí ngoại khoá (chi phí học tuỳ chọn) thì việc này mất thêm nhiều thời gian.
Trung bình phải mất từ 3-6 phút để lập phiếu thu tiền cho 1 học sinh.
Những ngày đầu tháng, PHHS đến đóng tiền rất đông, nếu trường có từ 300 đến 800 học sinh thì việc thu tiền hết những phụ huynh đến trong những ngày đầu tháng hầu như không thể.
Mất thời gian tính toán để biết được tổng tiền thu được cuối ngày. Tuy nhiên, không thể tách riêng được từng chi phí trong ngày là bao nhiêu.
Thời gian thông thường để 1 trường học 600 cháu thực hiện việc thu tiền khoảng 7 đến 10 ngày, để chuẩn bị và tổng kết số tiền đã thu. Khi sử dụng chương trình thời gian được rút ngắn chỉ còn 3 giờ.
D. VỀ THEO DÕI SỨC KHỎE CỦA TRẺ
Giáo viên xác định tình trạng sức khỏe dựa vào biểu đồ cân nặng và chiều cao, việc này rất mất nhiều thời gian và do yếu tố chủ quan nên đôi khi không chính xác.
Hiện tại phần hỗ trợ tốt nhất là Excel, nhưng vì dữ liệu trong excel không mang tính liên kết, nên việc kết xuất ra các báo cáo còn nhiều khó khăn.
Vấn đề lớn nhất là thời gian, học sinh càng nhiều, cán bộ y tế càng tốn thời gian dò bảng số liệu để xác định tình trạng sức khỏe trẻ.
Cán bộ Phòng giáo dục, Sở giáo dục rất vất vả nếu muốn thống kê số liệu từ cấp trường học, quận huyện. Hiện tại là cộng tay hoặc nhập số liệu từ văn bản trường học gửi lên.
E. VỀ BÁO CÁO SỐ LIỆU PHỔ CẬP
Công việc được lặp lại theo chu kỳ hằng năm.
Các giáo viên chưa quen với nhiệm vụ mới nên rất khó khăn trong việc thực hiện thống kê.
Các sổ phổ cập, sổ hoàn thành chương trình giáo dục mầm non chủ yếu còn ghi tay mất rất nhiều thời gian và công sức nhưng đôi khi không chính xác.
Hiện tại công cụ hỗ trợ đắc lực nhất là chương trình Excel, nhưng vẫn tồn tại 1 số vấn đề sau:
Không kiểm tra được dữ liệu nhập sai, thiếu thông tin.
Không phát hiện đối tượng bị trùng.
Dữ liệu rời rạc, không cấu trúc.
Có bao nhiêu báo cáo, thực hiện bấy nhiêu lần thống kê.
Trích lọc thông tin rất khó khăn. (ví dụ: Trẻ học đúng tuyến, trái tuyến...).
3. CÁC TÍNH NĂNG NỔI BẬT CỦA CHƯƠNG TRÌNH
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho người chưa thành thạo tin học.
Hỗ chức năng phân quyền người sử dụng chương trình.
Quản lý đầy đủ thông tin học sinh phục vụ tốt cho báo cáo số liệu phổ cập. Theo dõi các tiêu chí hoàn thành chương trình giáo dục mầm non và quản lý danh sách trẻ không đi học.
Quản lý thông tin giáo viên, đồng thời hỗ trợ việc chấm công, đánh giá thi đua và tính lương hằng tháng.
Cân đối khẩu phần dinh dưỡng cho từng nhóm trẻ, hỗ trợ đầy đủ các biểu mẫu báo cáo theo yêu cầu của Sở Giáo Dục nơi bạn công tác.
Quản lý và theo dõi từng khoản thu của học sinh nhanh chóng và linh hoạt theo đặc điểm riêng của từng trường. Đồng thời theo dõi các khoản chi theo từng bộ phận trong trường.
Theo dõi tình trạng sức khỏe của bé, tự động đánh giá kết quả cân nặng, chiều cao, dư cân, béo phì và kết xuất các báo cáo tổng hợp cần thiết.
Quản lý tài sản theo từng loại, nguồn hình thành, hình thức mua sắm và tự động tính hao mòn tài sản hằng năm.
Hỗ trợ đầy đủ các biểu mẫu thống kê phổ cập mầm non như là: thống kê mầm non 0-5 tuổi, thống kê đội ngũ cán bộ quản lý giáo viên, thống kê cơ sở vật chất, danh sách hoàn thành chương trình giáo dục mầm non... Đặc biệt, hỗ trợ 4 mẫu thống kê theo yêu cầu của Sở Giáo Dục TPHCM.
4. QUI TRÌNH THƯC HIỆN
